Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit kleine Betriebe und Selbstständige von der Umsatzsteuer: Sie stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer und müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Dafür dürfen sie auch keine Vorsteuer aus ihren Einkäufen ziehen.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten höhere Umsatzgrenzen und neue Spielregeln. Hier erfährst du, welche Grenzen gelten, wann sich die Regelung lohnt, was auf deine Rechnungen gehört und was beim Wechsel zur Regelbesteuerung zu beachten ist.

Umsatzgrenzen seit 2025

Du kannst die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt. Beide Grenzen beziehen sich auf Nettobeträge, also ohne Umsatzsteuer. Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach dem Geldeingang.

Wichtig ist die neue harte Grenze: Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort – bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt der Regelbesteuerung. Ab diesem Zeitpunkt musst du Rechnungen mit Umsatzsteuer stellen.

Wer nach einem Vorjahr unter 25.000 Euro im laufenden Jahr zwischen 25.000 und 100.000 Euro umsetzt, bleibt in diesem Jahr Kleinunternehmer, verliert den Status aber zum 1. Januar des Folgejahres. Bestimmte steuerfreie Umsätze, etwa aus Heilbehandlungen oder der Vermietung von Wohnraum, zählen bei der Berechnung des Gesamtumsatzes in der Regel nicht mit.

Sonderfall Gründungsjahr

Wer im Laufe eines Jahres gründet, darf im Gründungsjahr höchstens 25.000 Euro umsetzen. Diese Grenze gilt seit 2025 ebenfalls als harte Grenze: Ab dem Umsatz, mit dem du die 25.000 Euro überschreitest, gilt die Regelbesteuerung. Eine Hochrechnung auf das ganze Jahr findet nicht mehr statt.

Ein Beispiel: Du gründest im Juli und hast bis Oktober 23.000 Euro eingenommen. Eine neue Rechnung über 4.000 Euro würde die Grenze überschreiten – für diesen Auftrag musst du bereits Umsatzsteuer berechnen. Plane große Aufträge im ersten Jahr daher vorausschauend.

Rechenbeispiel: mit und ohne Regelung

Für Privatkunden zählt der Endpreis. Als Kleinunternehmer musst du keine 19 % Umsatzsteuer aufschlagen und kannst entweder günstiger anbieten oder bei gleichem Endpreis mehr behalten. Beispiel: Eine Fotografin hat 20.000 Euro Einnahmen von Privatkunden und 5.950 Euro Ausgaben (5.000 Euro netto plus 950 Euro Vorsteuer).

Die Kleinunternehmerin hat in diesem Beispiel 2.243,28 Euro mehr Gewinn. Umgekehrt gilt: Wer vor allem für Geschäftskunden arbeitet, hat durch die Regelung kaum einen Preisvorteil, denn Unternehmen können die Umsatzsteuer ohnehin als Vorsteuer abziehen. Bei hohen Investitionen, etwa 11.900 Euro brutto für Technik, entgehen dir als Kleinunternehmer 1.900 Euro Vorsteuer.

Vorteile und Nachteile

Vorteile:

• Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und in der Regel keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.
• Einfachere Buchhaltung und vereinfachte Rechnungen.
• Preisvorteil von bis zu 19 % gegenüber Privatkunden.
• Keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen.

Nachteile:

• Kein Vorsteuerabzug – ungünstig bei hohen Investitionen oder hohen laufenden Kosten.
• Kein Preisvorteil bei Geschäftskunden; manche Kunden sehen den Status als Hinweis auf eine kleine Firma.
• Beobachtungsaufwand: Die Umsätze müssen laufend gegen die Grenzen geprüft werden.
• Umsatzsteuer, die versehentlich auf der Rechnung ausgewiesen wird, schuldest du trotzdem dem Finanzamt (§ 14c UStG).

Rechnung ohne Umsatzsteuer: Pflichtangaben

Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsanforderungen nach § 34a UStDV. Mindestens enthalten sein müssen:

1. vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden,
2. deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
3. das Ausstellungsdatum,
4. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung,
5. das Entgelt in einer Summe sowie ein Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer.

Eine Formulierung wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." oder „Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG" ist üblich. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist nach § 34a UStDV nicht zwingend, aus Gründen der Ordnung aber empfehlenswert. Eine passende Vorlage findest du unter Rechnung schreiben, für freie Berufe auch als Honorarnote.

E-Rechnung: Empfang seit 2025 Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen und verarbeiten können – auch Kleinunternehmer. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach; die Rechnungen müssen aber im Originalformat archiviert werden.

Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du darfst also weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, kannst aber freiwillig E-Rechnungen ausstellen.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Auf die Kleinunternehmerregelung kannst du freiwillig verzichten. Dann gilt die Regelbesteuerung mit Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug. Der Verzicht ist gegenüber dem Finanzamt bis Ende Februar des zweiten Folgejahres zu erklären und bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre. Danach kannst du ihn mit Wirkung für ein neues Jahr widerrufen, sofern du die Grenzen dann noch einhältst.

Ein freiwilliger Wechsel lohnt sich vor allem bei Geschäftskunden, hohen Anfangsinvestitionen oder wenn du die Grenzen absehbar bald überschreitest. Bei der Regelbesteuerung gelten die Regeln zur Umsatzsteuer in vollem Umfang, inklusive Voranmeldungen. Rechne vorher durch, ob die Vorsteuerersparnis den Preisnachteil bei Privatkunden ausgleicht.

Unabhängig von der Umsatzsteuer gilt: Einkommensteuer und gegebenenfalls Gewerbesteuer zahlst du auch als Kleinunternehmer ganz normal.

Häufige Fragen

Gilt die Regelung auch für Existenzgründer?

Ja. Im Gründungsjahr darf der tatsächliche Umsatz 25.000 Euro nicht überschreiten. Eine Hochrechnung auf das Gesamtjahr gibt es seit 2025 nicht mehr; wird die Grenze überschritten, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung.

Muss ich trotzdem eine Steuererklärung abgeben?

Eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ist für Kleinunternehmer seit dem Besteuerungszeitraum 2024 in der Regel nur noch auf Aufforderung des Finanzamts nötig. Die Einkommensteuererklärung mit Gewinnermittlung und ggf. die Gewerbesteuererklärung bleiben Pflicht.

Zählt die Umsatzsteuer bei der Umsatzgrenze mit?

Nein. Seit 2025 sind die Grenzen von 25.000 und 100.000 Euro Nettogrenzen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten.

Was passiert, wenn ich die 100.000 Euro mitten im Jahr überschreite?

Ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, giltst du nicht mehr als Kleinunternehmer. Diese und alle folgenden Rechnungen müssen Umsatzsteuer ausweisen, und du musst Voranmeldungen abgeben.

Kann ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. bekommen?

Ja, wenn du sie zum Beispiel für Leistungen an Unternehmen im EU-Ausland benötigst. Die Kleinunternehmerregelung bleibt davon unberührt.

Autor: Daniel Herndler

Chef-Redakteur | Finanzen, Steuern, Wirtschaft, Arbeitnehmer

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