Rechnungssoftware im Vergleich 2026
Mit einer Rechnungssoftware erstellst du Angebote und Rechnungen schnell und rechtssicher – inklusive E-Rechnung. Hier erfährst du, worauf du bei kostenlosen und bezahlten Rechnungsprogrammen achten solltest.
Übersicht
- Kostenlose Rechnungsprogramme gibt es mit und ohne Mengengrenze.
- Bezahltarife werden meist monatlich oder jährlich abgerechnet und unterscheiden sich vor allem bei Mahnwesen, Dokumentarten und Buchhaltung.
- Ab 2027 bzw. 2028 müssen Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung verschickt werden.
- Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren.
Anbieter und Produkte im Vergleich
Lexware Office
Lexware Office schreibt Rechnungen ab 7,90 € im Tarif S, Buchhaltung gibt es ab Tarif L.
- bezahlt ab: 7,90 € (Tarif S)
- E-Rechnung: ja
- Test: 30 Tage
- Besonderheit: Buchhaltung ab Tarif L
sevDesk
sevDesk erstellt im kostenlosen Tarif drei Rechnungen pro Monat und bietet Buchhaltung im höheren Tarif.
- kostenlos: 0 € (3 Rechnungen/Monat)
- bezahlt ab: 11,90 € (9,90 € jährlich)
- E-Rechnung: ja
- Test: 14 Tage
- Besonderheit: Buchhaltung im höheren Tarif
Papierkram
Papierkram verbindet Rechnungen, Zeiterfassung und Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer-Voranmeldung und bietet einen kostenlosen Einstiegstarif.
- kostenlos: Tarif Free mit Rechnungen, Angeboten und Zeiterfassung
- bezahlt ab: 15,90 € (12,90 € jährlich)
- E-Rechnung: Empfang in allen Tarifen, XRechnung und ZUGFeRD ab Tarif S
- Besonderheit: Zeiterfassung und Projekte in allen Tarifen, Buchhaltung mit EÜR ab Tarif S
Mit einer Rechnungssoftware schreibst du Angebote und Rechnungen in wenigen Minuten, behältst offene Posten im Blick und erfüllst die Pflichtangaben automatisch. Seit der Einführung der E-Rechnung ist ein passendes Programm noch wichtiger geworden: Rechnungen zwischen Unternehmen müssen schrittweise im strukturierten Format XRechnung oder ZUGFeRD verschickt werden.
Die aktuellen Rechnungsprogramme mit Preisen, kostenlosen Kontingenten und Testphasen findest du in der Anbieterübersicht oben auf dieser Seite. Hier erfährst du, worauf es bei der Auswahl ankommt.
Die E-Rechnungspflicht im Überblick
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt). |
| 2025 und 2026 | Papier- und PDF-Rechnungen sind beim Versand noch erlaubt. |
| 2027 | Pflicht zum Versand von E-Rechnungen für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz. |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungspflicht beim Versand für alle Unternehmen. |
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und Rechnungen an Privatpersonen. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung – entscheidend ist der maschinenlesbare Datensatz nach der Norm EN 16931. Welche Angaben auf jede Rechnung gehören, erklärt die Seite Rechnung schreiben.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
- E-Rechnung erstellen und empfangen: Beides sollte möglich sein, idealerweise in XRechnung und ZUGFeRD.
- Anzahl der Rechnungen: Kostenlose Tarife sind oft auf wenige Rechnungen im Monat begrenzt.
- Mahnwesen: Automatische Zahlungserinnerungen gibt es nicht in jedem Tarif.
- Dokumentarten: Wer neben Angeboten und Rechnungen auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Gutschriften braucht, sollte prüfen, ob der Tarif sie enthält.
- Anschluss an die Buchhaltung: Wer später die EÜR oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung im selben Programm machen will, wählt einen Anbieter mit Buchhaltungstarif – mehr dazu im Vergleich der Buchhaltungssoftware.
- Kleinunternehmer: Die Software sollte Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem passenden Hinweis erstellen.
- Zahlungen und Shops: Für Online-Händler oder Betriebe mit Kartenzahlung ist eine Anbindung an Shop- oder Zahlungssysteme hilfreich.
Kostenlos oder bezahlt?
Kostenlose Rechnungsprogramme reichen oft für den Start. Typische Einschränkungen sind eine begrenzte Zahl an Rechnungen oder Dokumenten pro Monat, fehlendes Mahnwesen, keine Bankanbindung und keine Buchhaltung. Manche kostenlosen Tarife sind dagegen unbegrenzt, finanzieren sich aber über kostenpflichtige Zusatzfunktionen. Bezahltarife werden monatlich oder jährlich abgerechnet; bei Jahreszahlung ist der Monatspreis meist niedriger, dafür bist du länger gebunden. Achte außerdem auf Testphasen und darauf, ob befristete Aktionspreise später steigen.
| Situation | passende Art von Lösung |
|---|---|
| wenige Rechnungen im Monat, kein Budget | kostenloses Rechnungsprogramm, ggf. mit Mengengrenze |
| viele Dokumentarten (Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen) | Rechnungsprogramm mit erweitertem Dokumentenumfang |
| Online-Handel oder Kartenzahlung | Rechnungsprogramm mit Anbindung an Shop- bzw. Zahlungssystem |
| Rechnung und Buchhaltung in einem | Software mit Rechnungs- und Buchhaltungstarif (EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung) |
Diese Angaben muss jede Rechnung enthalten
Eine gute Rechnungssoftware fragt alle Pflichtangaben nach § 14 Umsatzsteuergesetz ab und vergibt die Rechnungsnummern automatisch fortlaufend. Auf jede Rechnung über 250 Euro gehören:
- vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- Rechnungsdatum und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer,
- Menge und Art der Lieferung oder Leistung sowie der Leistungszeitpunkt,
- das Nettoentgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa als Kleinunternehmer.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto genügen weniger Angaben. Fehlen Pflichtangaben, kann dein Kunde keine Vorsteuer abziehen – deshalb lohnt sich hier eine Software, die nichts vergisst.
Rechnungssoftware oder Buchhaltungssoftware?
Reine Rechnungsprogramme kümmern sich um Angebote, Rechnungen und Zahlungseingänge. Sobald du auch Ausgabenbelege erfassen, die EÜR erstellen oder die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben willst, ist eine Buchhaltungssoftware sinnvoller, weil alle Daten an einem Ort liegen. Viele Anbieter bieten beides in gestaffelten Tarifen an, sodass du mit dem Rechnungstarif starten und später aufstocken kannst.
Datenschutz, Archivierung und Wechsel
Rechnungen enthalten Kundendaten. Achte auf Datenspeicherung in der EU, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO und Zwei-Faktor-Authentifizierung. Die Software sollte Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar archivieren – bei E-Rechnungen einschließlich des strukturierten Datensatzes. Willst du das Programm wechseln, exportiere vorher alle Rechnungen, Kunden- und Artikeldaten und führe den Nummernkreis im neuen Programm lückenlos fort.
Häufige Fragen zur Rechnungssoftware
Brauche ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung?
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber wie alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Grenzen der Kleinunternehmerregelung liegen bei 25.000 Euro Vorjahresumsatz und 100.000 Euro im laufenden Jahr.
Ist eine Rechnung als PDF noch erlaubt?
Ja, beim Versand noch bis Ende 2026 für alle und bis Ende 2027 für Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Danach muss bei Rechnungen an Unternehmen eine E-Rechnung verschickt werden.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Seit 2025 gilt für Rechnungen als Buchungsbelege eine Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Datensatz archiviert werden.
Gibt es eine dauerhaft kostenlose Rechnungssoftware?
Ja, mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Tarife – meist mit begrenzter Rechnungsanzahl oder ohne Buchhaltung. Welche das aktuell sind, zeigt die Anbieterübersicht oben auf dieser Seite.
Quellen: BMF-FAQ E-Rechnung.
