Buchhaltungssoftware im Vergleich 2026

Eine gute Buchhaltungssoftware spart Selbstständigen und kleinen Unternehmen jeden Monat Stunden: Belege landen automatisch an der richtigen Stelle, Kontoumsätze werden zugeordnet und die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht per Klick ans Finanzamt. Welches Programm passt, hängt vor allem davon ab, ob du eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) machst oder bilanzieren musst – und ob ein Steuerberater mitarbeitet.

Die aktuellen Anbieter mit Preisen, Tarifen und Funktionen findest du in der Anbieterübersicht oben auf dieser Seite. Hier erfährst du, nach welchen Kriterien du die Programme vergleichen solltest und welche Art von Lösung zu deiner Situation passt.

Buchhaltungssoftware vergleichen: die wichtigsten Kriterien

• E-Rechnung: Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch versenden. Die Software sollte XRechnung und ZUGFeRD erstellen und einlesen.
• EÜR oder Bilanz: Die meisten Programme erstellen nur die EÜR. Für GmbH, UG und andere Bilanzierer braucht es eine doppelte Buchführung mit Jahresabschluss – oder den Steuerberater.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Direkte Übermittlung an ELSTER spart Zeit und Fehler.
• Bankanbindung und Belegerfassung: Automatischer Abgleich von Kontoumsätzen und Belegen per App oder E-Mail.
• DATEV-Export: Wichtig, wenn ein Steuerberater den Jahresabschluss macht.
• Preis und Laufzeit: Monatlich kündbar oder nur mit Jahresvertrag, Umsatzgrenzen in kleinen Tarifen.
• Testphase: Eine kostenlose Testphase ohne Zahlungsdaten hilft, Bedienung und Bankanbindung vorab auszuprobieren.

Kostenlose Einstiegstarife gibt es bei einigen Anbietern – allerdings meist nur für Rechnungen, nicht für die vollständige Buchhaltung. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, findet dazu mehr im Vergleich der Rechnungssoftware.

Welche Arten von Buchhaltungssoftware gibt es?

Software für die EÜR

Der Großteil der Programme für Selbstständige ist auf die Einnahmenüberschussrechnung ausgelegt. Typische Funktionen sind Rechnungen und Angebote, Belegerfassung per App, Bankabgleich, Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER und die Anlage EÜR. Eine Bilanz erstellen solche Programme in der Regel nicht. Manche Tarife enthalten zusätzlich Steuererklärungen oder Lohnabrechnung als Zusatzmodul.

Software mit doppelter Buchführung und Bilanz

Für GmbH, UG und bilanzierende Einzelunternehmen braucht es eine echte doppelte Buchführung mit Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04), Summen- und Saldenliste, betriebswirtschaftlicher Auswertung (BWA) und Jahresabschluss. Solche Lösungen sind seltener und meist teurer. Prüfe genau, ob der Jahresabschluss tatsächlich erstellt wird oder nur Auswertungen geliefert werden.

Lösungen für die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei

Wenn ein Steuerberater Buchhaltung oder Jahresabschluss übernimmt, zählt vor allem der reibungslose Datenaustausch: Belege und Kontoumsätze sollen digital und vollständig in der Kanzlei ankommen. Hier sind Programme mit DATEV-Schnittstelle oder Kanzlei-Plattformen sinnvoll, die die Kanzlei für dich freischaltet. Für reine Selbstbucher sind Kanzlei-Plattformen in der Regel nicht gedacht.

Cloud-Software oder Desktop-Programm

Cloud-Lösungen laufen im Browser und per App, aktualisieren sich automatisch und erleichtern die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Desktop-Programme speichern die Daten lokal; dafür bist du selbst für Updates und Datensicherung verantwortlich.

Welche Art von Software passt zu dir?

Eine Excel-Tabelle als Buchhaltung ist zwar kostenlos, lässt sich aber nicht festschreiben und erfüllt die Anforderungen der GoBD an Unveränderbarkeit nur schwer. Ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist, zeigt die Seite zur Kleinunternehmerregelung.

Welche Kosten entstehen?

Buchhaltungssoftware wird meist als Abo mit monatlicher oder jährlicher Zahlung angeboten. Bei Jahreszahlung ist der Monatspreis oft niedriger, dafür bist du länger gebunden. Achte neben dem Grundpreis auf:

• Umsatz- oder Belegegrenzen in günstigen Tarifen,
• Aufpreise für Zusatzmodule wie Lohnabrechnung, Steuererklärungen oder weitere Nutzer,
• Kosten für die Kanzlei, wenn der Steuerberater zusätzlich bucht oder den Abschluss erstellt,
• befristete Aktionspreise, nach deren Ende der reguläre Preis gilt.

Datensicherheit und Datenschutz

In deiner Buchhaltung stecken Bankdaten, Kundendaten und Umsätze. Achte darauf, dass die Daten in Rechenzentren in der EU gespeichert werden, der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach DSGVO anbietet und der Zugang per Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt werden kann. Für die Bankanbindung sollte die Software die Schnittstellen nach der Zahlungsdiensterichtlinie nutzen, statt dass du Zugangsdaten frei weitergibst.

Software wechseln: darauf musst du achten

Ein Wechsel ist am einfachsten zum Beginn eines neuen Geschäftsjahres. Exportiere vorher alle Buchungen, Belege und Rechnungen – am besten im DATEV-Format und als PDF – und lege sie GoBD-konform ab, denn die Aufbewahrungspflicht gilt weiter, auch wenn du das alte Abo kündigst. Prüfe vor der Kündigung, wie lange du nach Vertragsende noch lesend auf deine Daten zugreifen kannst.

Pflichten, die jede Buchhaltung erfüllen muss

• GoBD: Buchungen müssen vollständig, nachvollziehbar und unveränderbar sein. Bei E-Rechnungen muss der strukturierte Datensatz archiviert werden.
• Aufbewahrung: Seit 2025 gilt für Buchungsbelege wie Rechnungen eine Frist von 8 Jahren, für Bücher und Jahresabschlüsse weiterhin 10 Jahre.
• E-Rechnung: Empfang seit 1. Januar 2025 Pflicht, Versand ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle.

Häufige Fragen zur Buchhaltungssoftware

Welche Buchhaltungssoftware ist die beste?

Eine für alle beste Software gibt es nicht. Für Freelancer mit EÜR reicht in der Regel eine Software mit EÜR, Belegerfassung und Umsatzsteuer-Voranmeldung; wer als GmbH selbst bilanzieren will, braucht eine Lösung mit doppelter Buchführung und Jahresabschluss. Welche Anbieter welche Funktionen bieten, zeigt die Anbieterübersicht oben auf dieser Seite.

Gibt es kostenlose Buchhaltungssoftware?

Kostenlose Tarife gibt es vor allem für Rechnungen, nicht für die vollständige Buchhaltung. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Anlage EÜR kannst du kostenlos über ELSTER abgeben.

Kann ich mit Buchhaltungssoftware eine Bilanz erstellen?

Nur mit wenigen Programmen. Viele Lösungen für Selbstständige erstellen ausschließlich die EÜR. Wer bilanzieren muss, braucht eine Software mit doppelter Buchführung und Jahresabschluss oder lässt den Abschluss vom Steuerberater erstellen.

Brauche ich eine DATEV-Schnittstelle?

Wenn ein Steuerberater mitarbeitet, ja: Über den Export im DATEV-Format kann die Kanzlei deine Buchungen ohne erneute Erfassung übernehmen. Wer alles selbst macht, braucht sie nicht zwingend.

Sind die Kosten steuerlich absetzbar?

Ja, die Kosten für Buchhaltungssoftware sind als Betriebsausgaben absetzbar.

Quellen: BMF-FAQ E-Rechnung. Keine Steuerberatung.

Autor: Daniel Herndler

Chef-Redakteur | Finanzen, Steuern, Wirtschaft, Arbeitnehmer

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