Werbungskosten

Als Werbungskosten bezeichnet man alle Ausgaben, die mit der Ausübung des Jobs in Zusammenhang stehen. Diese können bei der Steuererklärung abgesetzt werden und reduzieren die Einkommensteuer. Pro Jahr steht ein Arbeitnehmerpauschbetrag bzw. eine Werbungskostenpauschale von 1.230 Euro (ab 2023) zu, die der Berechnung des Netto-Einkommens automatisch berücksichtigt wird.

Übersicht

  • Werbungskosten sind Ausgaben, die direkt mit der Berufsausübung zusammenhängen.
  • Sie können bei der Steuererklärung abgeschrieben werden, um die Einkommensteuer zu reduzieren.
  • Die Werbungskostenpauschale beträgt 1.230 Euro und steht jedem Arbeitnehmer automatisch zu.
  • Ausgaben über der Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter werden auf mehrere Jahre abgesetzt.

Als Werbungskosten bezeichnet man alle Ausgaben und Kosten, die in unmittelbarem Zusammenhang mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit. Diese können vom Arbeitnehmer steuerlich geltend gemacht und somit bei der Steuererklärung abgeschrieben werden.

Werbungskostenpauschale

Die Werbungskostenpauschale (Arbeitnehmerpauchbetrag) wird utomatisch vom Finanzamt berücksichtigt. Diese beträgt ab 2023 pro Jahr 1.230 Euro für Arbeitnehmer. In 2022 waren es 1.200 Euro und davor 1.000 Euro jährlich. Das bedeutet, dass die Werbungskosten bei der Steuererklärung nur angeführt werden müssen, wenn sie in Summe über 1.230 Euro im veranlagten Kalenderjahr ausmachen.

Wird die Grenze der Werbungskostenpauschale nicht überschritten, trägt man in die "Anlage N" zur Steuererklärung ein, dass man auf die Angabe einzelner Ausgaben verzichten möchte.

Was kann man abschreiben?

Abgeschrieben werden können als Werbungskosten alle Kosten, die für das Geld verdienen notwendig sind. Dazu zählen neben der Arbeitskleidung, Ausbildungskosten und Fahrtkosten auch der zurückgelegte Arbeitsweg oder das Homeoffice. Wichtig ist, dass man bei geteilter Nutzung (privat und beruflich) einen Privatanteil ausscheidet.

Steuerlich abschreiben können Arbeitnehmer in Deutschland unter anderem ihre Ausbildungskosten (Sprachkurse, Weiterbildungen, Seminare, Prüfungen, etc.) - dazu zählen auch die Kosten für Bewerbungen -, sowie die Kosten für den Arbeitsweg (Pendler, Fahrtkosten, Dienstreisen), aber auch Arbeitsmittel und betriebliche Anteile an Internet- und Telefonkosten. Zusätzlich gibt es die neue Homeoffice-Pauschale, wenn man von zu Hause aus arbeitet.

Fahrtkosten und Arbeitsweg

Folgende Werbungskosten sind bei Fahrten mit den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Dienst- oder dem privaten PKW steuerlich absetzbar:

Entfernungspauschale

Die Entfernungspauschale - auch Pendlerpauschale genannt - gilt als steuerliche Erleichterung für den Arbeitsweg - also den Weg zwischen Wohnort und Arbeitsstätte. Hierfür werden 0,30 Euro pro Kilometer, den man als Arbeitsweg zurücklegt, als Werbungskosten abgesetzt. Ab dem 21. Kilometer gilt eine erhöhte Entfernungspauschale von 0,38 Euro pro Kilometer (ab 2022). Sie gelten als sogenannte Fernpendler.

Die Entfernungspauschale ist bei Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln mit maximal 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Werden höhere Kosten dafür nachgewiesen, steigt auch die Obergrenze.

Wird der Weg mit einem eigenen PKW oder einem Dienstwagen zurückgelegt, gibt es keinen Maximalbetrag der Pendlerpauschale.

Reisekosten

Beruflich bedingte Reisekosten, etwa zu Fortbildungen, Messen oder zu Kunden können ebenfalls steuerlich abgesetzt werden. Dazu zählen Übernachtungskosten, Ver­pfle­gungskosten, Fahrtkosten und Reisenebenkosten.

Unfallkosten

Ist man auf dem Arbeitsweg - also bei der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte - in einen Unfall verwickelt oder verschuldet diesen, kann man die Reparaturkosten für den eigenen PKW, sowie sonstige anfallende Unfallschäden ebenfalls steuerlich geltend machen. Auch Kosten für in Anspruch genommene Mietwagen fallen darunter. Diese Ausgaben gelten als außergewöhnliche Aufwendungen und zählen aufgrund des Arbeitsweges zu den beruflichen Werbungskosten.

Beruflicher Führerschein

Kosten für einen Führerschein, der aus beruflichen Gründen erworben wird (LKW, Bus, Stapler), können ebenfalls bei der Steuererklärung abgesetzt werden. Der Führerschein für PKW kann hingegen nicht abgeschrieben bzw. als Werbungskosten geltend gemacht werden. Es muss ein Bezug zur beruflichen Tätigkeit vorliegen.

Bahncard

Eine Bahncard bzw. ein Jahresticket kann ebenfalls als Werbungskosten abgeschrieben werden, sofern die Bahn auch als Verkehrsmittel für den Arbeitsweg genutzt wird. Ein Privatanteil ist dabei in entsprechender Höhe auszuscheiden.

Doppelte Haushaltsführung

Wer einen zweiten Haushalt bzw. eine zweite Wohnung an der Dienststätte bewohnt, kann die Kosten dafür, sowie etwaige Umzugs- und Fahrtkosten als "doppelte Haushaltsführung" von der Steuer abschreiben.

Umzugskosten

Für einen beruflich bedingten Umzug können die Kosten ebenfalls steuermindernd abgesetzt werden. Dazu wird die sogenannte Umzugskostenpauschale verwendet. Die Umzugskostenpauschalen werden jährlich von dem Bundesfinanzministerium erhöht. Sie beträgt aktuell 1.639 Euro für (Ehe-)Paare und 820 Euro für Alleinstehende. Pro Kind oder sonstige im Haushalt lebende Angehörige wird sie 361 Euro erhöht.

Büro und Homeoffice

Wer von zu Hause aus arbeitet, kann diese Kosten steuerlich abschreiben:

Häusliches Arbeitszimmer

Ein häusliches Arbeitszimmer bzw. Büro ist ein Raum, der abschließbar und als Büro ausgestattet ist. Er darf maximal zu 10 Prozent privat genutzt werden. Steht bis zum Jahr 2022 kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann das Arbeitszimmer mit bis zu 1.250 Euro pro Jahr steuermindernd geltend machen.

Für Steuerpflichtige, bei denen das Arbeitszimmer für die gesamte berufliche oder betriebliche Tätigkeit genutzt wird, sind die Kosten des Zimmers absetzbar (Ausstattung, Anschaffung, Betriebskosten, etc.). Ab 2023 dient die Homeoffice-Pauschale von bis zu 1.260 Euro pro Jahr zur Abschreibung dieser Kosten.

Arbeitet ein (Ehe-)Partner in einem Arbeitszimmer, der andere aber von zu Hause aus in einem anderen Raum oder einer einfachen Arbeitsecke, kann bei der gemeinsamen Veranlagung das Arbeitszimmer, sowie die Homeoffice-Pauschale abgeschrieben werden. Das trifft etwa auf Paare in der Steuerklasse 4 zu.

Homeoffice-Pauschale

Wer die Voraussetzungen für ein Arbeitszimmer bis 2022 nicht erfüllt, kann die neue Homeoffice-Pauschale geltend machen. Der Betrag errechnet sich anhand der Tage, die ausschließlich im Homeoffice gearbeitet wurde. Ab 2023 gilt die Homeoffice-Pauschale für alle, die von zu Hause aus arbeiten.

  • Für 2022 gilt ein Betrag von 5 Euro an maximal 120 Arbeitstagen (insgesamt bis zu 600 Euro). Dieser wird bei der Steuererklärung für das Jahr 2022 als Werbungskosten abgeschrieben.
  • Für das Jahr 2023 gilt ein erhöhter Betrag von 6 Euro an bis zu 210 Arbeitstagen (insgesamt bis zu 1.260 Euro). Dieser betragt wird pauschal bei der Veranlagung (Steuererklärung) für das Kalenderjahr 2023 geltend gemacht.

Internet und Telefon

Die Kosten für das Internet und Telefon können abseits der Homeoffice-Pauschale von allen Arbeitnehmern abgeschrieben werden, sofern die Geräte auch betrieblich genutzt werden. Hier muss ein Privatanteil herausgerechnet werden. Bis zu 20 Prozent der Kosten erkennt das Finanzamt in der Regel ohne Nachweis zur betrieblichen Nutzung an. Werden das Internet oder das Smartphone bzw. Handy mehrheitlich betrieblich genutzt, sollte man das als Arbeitnehmer nachweisen können, wenn man diese Kosten in der Steuererklärung abschreibt.

Arbeitsmittel

Alle Arbeitsmittel - also Mittel, die in direktem Zusammenhang mit der Ausübung der beruflichen Tätigkeit stehen - können ebenfalls steuerlich abgeschrieben werden. Sie gelten als Werbungskosten, sobald eine betriebliche bzw. berufliche Nutzung von mindestens 10 Prozent vorliegt. Ein Nachweis ist bei der Steuererklärung zunächst nicht nötig.

Wichtig ist dabei, dass für privat und beruflich genutzte Arbeitsmittel immer ein Privatanteil ausgeschieden werden muss. Es darf nur der berufliche Anteil am Arbeitsmittel abgesetzt werden (etwa bei Notebooks, Smartphones oder Computer / PC). Ab einer beruflichen Nutzung von mindestens 90 Prozent kann der Gesamtbetrag abgesetzt werden. In die Kategorie "Arbeitsmittel" fallen etwa Werkzeug, Arbeitskleidung oder bestimmte Elektronik-Geräte.

Ausbildung

Aus-, Fort- und Weiterbildungskosten, sowie Reisekosten für Seminare, Umschulungskosten oder Fachliteratur zählen ebenfalls zu den Werbungskosten, die steuermindernd geltend gemacht werden können. Die Kosten für die erste Berufsausbildung oder das erste Studium können pro Jahr bis einem Betrag von maximal 6.000 Euro als Sonderausgaben von der Einkommensteuer abgesetzt werden. Ein Zweitstudium ist, wie auch die weitere Berufsausbildung, unbegrenzt steuerlich absetzbar.

Sprachkurse

Die Kosten für Sprachkurse, die ein berufliches Fortkommen bringen sollen, sowie für die Ausübung der aktuellen Tätigkeit notwendig sind, können gänzlich von der Steuer abgeschrieben werden.

Fort- und Weiterbildung

Kosten für eine Fort- oder Weiterbildung sind Ausbildungskosten, die im Rahmen der Steuererklärung abgesetzt werden können. Das betrifft etwa Kosten für Seminare, Messen oder Veranstaltungen.

Reisekosten für Seminare

Die Fahrt- und Reisekosten inklusive Verpflegung und Übernachtungskosten für Seminare, die in Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, gelten ebenfalls als Werbungskosten.

Fachliteratur

Bücher oder sonstige Fachliteratur, die zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit relevant bzw. notwendig ist, können in voller Höhe steuerlich abgesetzt werden. Wird die Fachliteratur gemischt verwendet (beruflich und privat), ist auch hier ein Privatanteil herauszurechnen.

Bewerbungen

Unabhängig vom Erfolg der Bewerbung können alle Kosten in Zusammenhang mit der Bewerbung und dem Vorstellungsgespräch abgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Kopie-, Porto- oder Reisekosten.

Prüfungskosten

Alle Prüfungskosten im Rahmen einer beruflichen Ausbildung sind steuerlich absetzbar. Sie gelten ebenfalls als Werbungskosten.

Umschulung

Eine Umschulung zählt ebenfalls zu den beruflichen Ausbildungskosten und ist daher in voller Höher von der Einkommensteuer absetzbar.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter können bei der Steuererklärung im Anschaffungsjahr zur Gänze abgesetzt werden. Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter liegt bei 800 Euro netto ab 2018 (410 Euro netto bis 2017). Liegt der Anschaffungs- bzw. Kaufpreis über dieser Grenze, ist eine Abschreibung über die Nutzungsdauer erforderlich.

Diese Nutzungsdauer unterscheidet sich je Art des Arbeitsmittels. So beträgt sie bei Möbeln etwa 13 Jahre, bei Computer und Notebooks sind es drei Jahre. Konkret bedeutet das, dass die Anschaffungskosten über drei Jahre abgeschrieben werden müssen. Für Computer und Drucker gilt ab 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr.

Belege

Es ist sinnvoll und wichtig, die Belege für die Ausgaben, die als Werbungskosten gelten, aufzubewahren. So kann man bei der Steuererklärung einerseits einfacher die Beträge der Ausgaben eintragen und steuerlich absetzen, andererseits ist es empfohlen, diese bis zu vier Jahre - ab Einkommen über 500.000 Euro sogar sechs Jahre - aufzubewahren. Das Finanzamt könnte Nachweise für die Werbungskosten einfordern. Bei der Einreichung der Steuererklärung sind zunächst keine Belege zu übermitteln.

Aufbewahrungsfrist

Wird ein Bescheid einer Steuererklärung an den Antragsteller zugestellt, ist wichtig, ob dabei ein Vermerk gesetzt wurde. Gilt dieser Bescheid "vorläufig" bzw. wurde er "unter Vorbehalt" ausgestellt, können die Belege für die steuerlich abgesetzten Kosten angefordert werden. Zudem ist eine Aufbewahrung der Ausgabenbelege wichtig, wenn man einen Einspruch gegen einen Steuerbescheid erheben möchte.

Gleichzeitig ist es sinnvoll, alle Unterlagen zur Berufsausbildung und den beruflichen Werdegang für die Rente aufzubewahren. Sind nicht alle Unterlagen und Daten bei der Rentenversicherung erfasst, können diese so lückenlos vorgelegt werden.

Stand: 11.12.2023, um 12:30 Uhr
Autor: Daniel Herndler
Chef-Redakteur | Finanzen, Steuern, Wirtschaft, Arbeitnehmer
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