Fahrtenbuch-Software und Apps im Vergleich

Ein elektronisches Fahrtenbuch nimmt dir das lästige Notieren jeder Fahrt ab: Kilometerstand, Strecke und Uhrzeit werden automatisch erfasst, du ergänzt nur noch Zweck und Geschäftspartner. Das lohnt sich vor allem für Dienstwagenfahrer, deren Auto wenig privat genutzt wird – denn mit Fahrtenbuch versteuerst du nur den tatsächlichen Privatanteil statt pauschal nach der 1-Prozent-Regel.

Ob sich das Fahrtenbuch für dich rechnet, zeigt der Vergleichsrechner Fahrtenbuch oder 1-Prozent-Regel. Die aktuellen Anbieter für ein digitales Fahrtenbuch mit Preisen und Hardware findest du in der Anbieterübersicht oben auf dieser Seite.

Worauf du bei Fahrtenbuch-Software achten solltest

• Erfassung: Automatisch per OBD-Stecker, GPS-Tracker, über die Fahrzeugdaten des Herstellers oder per Smartphone-GPS.
• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Änderungen sollten nur kurz nach der Fahrt möglich sein und protokolliert werden.
• Bedienung: Fahrten schnell als dienstlich, privat oder Arbeitsweg einordnen, am besten per App direkt nach der Fahrt.
• Export: Ausgabe als PDF für das Finanzamt, zusätzlich als CSV oder Tabelle für Buchhaltung und Lohnabrechnung.
• Datenschutz: Privatfahrten sollten ohne genaue Ziele gespeichert werden können – wichtig vor allem bei Firmenflotten.
• Kosten und Laufzeit: Monatliche Gebühr, Hardware zur Miete oder zum Kauf, Mindestlaufzeit und Kosten je weiterem Fahrzeug.

Wichtig: Eine amtliche Zertifizierung von Fahrtenbuch-Apps durch die Finanzverwaltung gibt es nicht. Angaben wie „finanzamtkonform“ oder Testate von Prüfgesellschaften sind Herstelleraussagen – entscheidend ist, dass die Software die Anforderungen unten erfüllt. Für größere Flotten bieten auch Telematik-Systeme Fahrtenbuch-Funktionen; die Preise gibt es dort oft nur auf Anfrage.

Was das Finanzamt von einem Fahrtenbuch verlangt

Ein Fahrtenbuch wird nur anerkannt, wenn es zeitnah, lückenlos und in geschlossener Form geführt wird. Für jede Dienstfahrt gehören hinein:

• Datum sowie Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt,
• Reiseziel und bei Umwegen die gefahrene Route,
• Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Bei Privatfahrten genügen die gefahrenen Kilometer, bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ein kurzer Vermerk. Ein Fahrtenbuch nur für einen repräsentativen Zeitraum reicht nicht.

Warum eine Excel-Tabelle nicht genügt

Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass ein Fahrtenbuch als Computerdatei nur anerkannt wird, wenn nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei selbst dokumentiert werden. Eine frei bearbeitbare Excel-Tabelle erfüllt das nicht. Gute Fahrtenbuch-Software erlaubt Änderungen deshalb nur innerhalb einer kurzen Frist und protokolliert sie. Kleinere Mängel führen nach der Rechtsprechung aber nicht automatisch dazu, dass das ganze Fahrtenbuch verworfen wird.

Stecker, Tracker oder App?

Welche Kosten entstehen?

Bei Lösungen mit Stecker oder Tracker zahlst du meist eine monatliche Gebühr pro Fahrzeug, in der die Hardware zur Miete enthalten sein kann; teils wird das Gerät auch einmalig gekauft und ein günstigeres Abo dazugebucht. Längere Vertragslaufzeiten senken häufig den Monatspreis. Smartphone-Apps gibt es oft in einer kostenlosen Basisversion mit kostenpflichtigen Zusatzfunktionen. Vergleiche die Kosten mit der möglichen Steuerersparnis gegenüber der 1-Prozent-Regel.

Fahrtenbuch bei Elektro- und Hybridautos

Für reine Elektroautos, die nach dem 30. Juni 2025 angeschafft wurden und höchstens 100.000 Euro Bruttolistenpreis haben, wird bei der 1-Prozent-Regel nur ein Viertel des Listenpreises angesetzt. Für teurere E-Autos und Plug-in-Hybride gilt die Hälfte. Auch beim Fahrtenbuch werden Abschreibung oder Leasingkosten entsprechend nur anteilig berücksichtigt. Weil die pauschale Versteuerung bei E-Autos ohnehin niedrig ist, lohnt sich ein Fahrtenbuch hier seltener als bei Verbrennern.

Mehr zur Besteuerung des Dienstwagens findest du auf der Seite zum Firmenwagen.

Häufige Fragen zur Fahrtenbuch-Software

Erkennt das Finanzamt eine Fahrtenbuch-App an?

Ja, wenn die App die Fahrten zeitnah und vollständig erfasst und nachträgliche Änderungen ausschließt oder protokolliert. Eine amtliche Zertifizierung gibt es nicht.

Was kostet ein elektronisches Fahrtenbuch?

Lösungen mit Stecker oder Tracker kosten in der Regel eine monatliche Gebühr pro Fahrzeug, oft inklusive Hardware. Smartphone-Apps gibt es kostenlos oder als günstiges Abo. Aktuelle Preise zeigt die Anbieterübersicht oben auf dieser Seite.

Wann lohnt sich ein Fahrtenbuch?

Vor allem bei hohem Listenpreis, geringer Privatnutzung oder wenn das Auto bereits abgeschrieben ist. Bei Elektroautos ist die 1-Prozent-Regel oft schon günstig.

Kann ich die Kosten absetzen?

Bei betrieblicher Nutzung sind die Kosten für Fahrtenbuch-Software Betriebsausgaben bzw. als Arbeitnehmer Werbungskosten.

Quellen: § 8 EStG, § 6 EStG, BFH VI R 64/04.

Autor: Daniel Herndler

Chef-Redakteur | Finanzen, Steuern, Wirtschaft, Arbeitnehmer

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