Kassenanmeldung - Pflicht & Fristen für Kassensysteme
Seit Januar 2025 gilt eine Meldepflicht für elektronische Kassensysteme. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen grundsätzlich beim Finanzamt gemeldet werden, insbesondere bei Neuanschaffung und bei Außerbetriebnahme. Wird die Meldefrist versäumt, können Bußgelder von bis zu 25.000 Euro drohen.
Wichtig ist: Entscheidend ist nicht, ob ein System bereits aktiv genutzt wird. Maßgeblich ist, ob es technisch in der Lage ist, Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen digital zu erfassen und aufzuzeichnen.
- Nicht meldepflichtig: Offene Ladenkassen (einfache Kassen ohne elektronische Aufzeichnung)
- Meldepflichtig: Neu angeschaffte oder stillgelegte elektronische Kassensysteme
- Nicht meldepflichtig: Kassenautomaten sowie Geld- oder Spielautomaten
- Frist ab 01.07.2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme
Welche Kassensysteme sind meldepflichtig?
Meldepflichtig sind alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme bzw. elektronische Aufzeichnungssysteme besitzen, neu kaufen oder abschaffen. Dazu zählen unter anderem:
- Elektronische Registrierkassen und Kassensysteme
- Cloudbasierte Kassensoftware
- Kassen-Apps für Smartphones und Tablets
- Mobile Kassensysteme
- Kassensysteme/Kassenbücher in ERP- und Warenwirtschaftssystemen
- EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit Kassenfunktion
- Abrechnungssoftware mit Kassenfunktion (z. B. für Praxen und mobile Dienstleister)
In der Meldung muss jedes Kassensystem je Betriebsstätte angegeben werden. Das betrifft z. B. mehrere Kassen in einem Ladengeschäft oder eine Hauptkasse plus mobile Zusatzsysteme in der Gastronomie.
Nicht als elektronische Aufzeichnungssysteme gelten u. a.:
- Fahrscheinautomaten
- Parkschein- und Kassenautomaten
- Elektronische Buchhaltungsprogramme (ohne Kassenfunktion)
- Geldautomaten
- Spielautomaten
Wer muss melden?
Die Verantwortung liegt beim steuerpflichtigen Unternehmen. Alternativ kann der Steuerberater die Meldung übernehmen.
Mehrere Kassen und Verbundsysteme
Meldepflichtig sind alle Kassensysteme innerhalb einer Betriebsstätte, auch wenn es sich um ein Verbundsystem handelt (Hauptkasse plus Nebenkassen bzw. mobile Geräte). Ein typisches Beispiel ist ein Gastronomiebetrieb mit stationärer Kasse und mehreren mobilen Geräten für Servicebereiche und Außenflächen: In diesem Fall sind alle eingesetzten Systeme meldepflichtig.
Mehrere Standorte
Bei mehreren Standorten gilt das Bruttoverfahren: Pro Betriebsstätte werden alle Kassensysteme gemeldet – unabhängig davon, ob bereits eine TSE installiert ist oder nicht. Jeder Standort ist mit einer eigenen TSE verbunden; bei Standortwechsel eines Systems ändert sich die Zuordnung und die Anzahl je Betriebsstätte, wodurch eine neue Meldung erforderlich wird.
Fristen ab 2025
Ab 2025 gelten feste Meldefristen abhängig vom Zeitpunkt der Anschaffung oder Außerbetriebnahme:
- Vor dem 01.07.2025: Meldung bis spätestens 31.07.2025
- Ab dem 01.07.2025: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme
Folgen bei Verstößen
Bei Nichtmeldung droht ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro. Zusätzlich kann das Finanzamt Umsätze schätzen – beispielsweise auf Basis bisheriger Einnahmen – was zu spürbaren Nachzahlungen führen kann.
Gilt die Meldepflicht auch bei Miete und Leasing?
Ja. Die Meldepflicht betrifft nicht nur gekaufte Kassensysteme, sondern auch gemietete Software und geleaste Kassensysteme.
Ausnahmen von der Meldepflicht
Ausnahmen gelten nur für einfache Kassensysteme ohne digitale Aufzeichnung, insbesondere offene Ladenkassen. Kassenautomaten sowie Geld- oder Spielautomaten sind ebenfalls nicht meldepflichtig.
Welche Angaben müssen gemeldet werden?
Die Meldung über ELSTER umfasst u. a. folgende Angaben (nach § 146a Abgabenordnung):
- Name des Steuerpflichtigen
- Unternehmensbezeichnung
- Steuernummer
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (Cloud- oder Hardware-TSE)
- Art des elektronischen Kassensystems (z. B. App-Kassensystem)
- Anzahl der elektronischen Aufzeichnungssysteme im Betrieb
- Seriennummer des Kassensystems
- Datum der Anschaffung oder Außerbetriebnahme
- Datum der Inbetriebnahme
Zusatzangaben: Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern ist zusätzlich das Kennzeichen des Fahrzeugs anzugeben.
Meldung über „Mein ELSTER“: Drei Wege
Seit dem 01.01.2025 können elektronische Aufzeichnungssysteme über „Mein ELSTER“ gemeldet werden. In der Praxis stehen drei Optionen zur Verfügung:
- XML-Datei hochladen
Export eines Datensatzes aus der Kassensoftware, anschließend Upload bei ELSTER.
- Meldung ausfüllen lassen
Unterstützung durch Anbieter (Meldepflicht-Service) oder Meldung über den Steuerberater.
- Formular manuell ausfüllen
Manuelle Eingabe im Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO“.
Aufwand im Vergleich
- XML-Upload: mittel
- Ausfüllen lassen: niedrig
- Manuell ausfüllen: hoch
Häufige Fragen und Antworten
Hier findet man die häufigseten Fragen und Antworten zu diesem Thema:
Wird die Meldefrist versäumt, kann das Finanzamt ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro verhängen. Zusätzlich besteht das Risiko, dass Umsätze geschätzt werden, was zu erheblichen Steuernachzahlungen führen kann.
Ja. Entscheidend ist nicht, ob das Kassensystem aktiv eingesetzt wird, sondern ob es technisch in der Lage ist, Umsätze elektronisch aufzuzeichnen. Auch ungenutzte oder noch nicht in Betrieb genommene Systeme sind meldepflichtig.
Ja. Innerhalb einer Betriebsstätte müssen alle eingesetzten Kassensysteme gemeldet werden, einschließlich mobiler Geräte und Nebenkassen. Bei mehreren Standorten erfolgt die Meldung jeweils getrennt pro Betriebsstätte.
