Kassensysteme mit DATEV-Schnittstelle & -Export
Viele moderne Kassensysteme verfügen über eine integrierte DATEV-Schnittstelle, meist in Form einer DATEV-Export-Funktion. Über diese Funktion lassen sich steuerrelevante Buchungsdaten automatisiert aus dem Kassensystem exportieren. Die erzeugten Dateien können von Steuerberatern direkt in DATEV-kompatible Buchhaltungssoftware importiert werden. Voraussetzung ist, dass die Steuerberatung mit DATEV-Systemen arbeitet.
Der DATEV-Export reduziert manuelle Arbeitsschritte deutlich. Sowohl auf Unternehmensseite als auch in der Steuerkanzlei sinkt der zeitliche Aufwand, was sich in der Praxis häufig auch kostensenkend auswirkt.
Was ist DATEV?
Die DATEV eG ist eine seit 1966 bestehende Genossenschaft und einer der zentralen IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte in Deutschland. Der Name DATEV steht für „Datenverarbeitung“ und beschreibt den Kernzweck der Organisation: den sicheren, standardisierten Austausch von Finanz- und Buchhaltungsdaten.
DATEV-Lösungen ermöglichen es Steuerberatern, als verlängerter Partner der Unternehmen zu agieren. Dabei gelten hohe Standards in den Bereichen Datenschutz, Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit, was insbesondere bei steuerrelevanten Informationen entscheidend ist.
Vorteile einer DATEV-Schnittstelle
Eine DATEV-Export-Funktion bringt Vorteile für beide Seiten:
Vorteile für Unternehmer
- Keine manuelle Erfassung von Buchungsdaten mehr
- Automatische Klassifizierung von Belegen und Umsätzen
- Direkter Zugriff des Steuerberaters auf relevante Unterlagen
Vorteile für Steuerberater
- Direkte Übernahme aller Buchhaltungsdaten in die Finanzbuchführung
- Deutlich geringerer Bearbeitungsaufwand
- Schnelle Nachvollziehbarkeit steuerlicher Sachverhalte
Was bedeutet DATEV-Export konkret?
Ein DATEV-Export ist die standardisierte Übertragung von Buchhaltungsdaten aus einem Vorsystem – etwa einem Kassensystem, ERP- oder Warenwirtschaftssystem – in ein DATEV-lesbares Format. Exportiert werden typischerweise Buchungssätze, Zahlungsdaten, Belege und Stammdaten. Die Daten werden meist als CSV- oder ZIP-Datei ausgegeben und können anschließend ohne Medienbruch in die Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden.
Dabei werden häufig zusätzliche Angaben wie Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahr und Exportzeitraum benötigt, um die Daten eindeutig zuzuordnen.
Typischer Ablauf eines DATEV-Exports
Der konkrete Ablauf hängt vom eingesetzten System ab, folgt jedoch meist einem ähnlichen Schema:
- Aufruf des Bereichs „Export“, „DATEV-Export“ oder „Fibu-Daten“ im Kassensystem
- Auswahl des Export-Typs (z. B. Zahlungen, Belege, Stammdaten)
- Festlegung des gewünschten Zeitraums
- Eingabe relevanter Einstellungen wie Berater- und Mandantennummer
- Start des Exports und Erstellung der Datei
- Download oder Weitergabe der Datei an die Steuerberatung
Häufige Fragen und Antworten
Hier findet man die häufigseten Fragen und Antworten zu diesem Thema:
Nein. Eine DATEV-Schnittstelle ist keine gesetzliche Pflicht. Sie ist jedoch ein etablierter Standard, der die Zusammenarbeit mit Steuerberatern erheblich vereinfacht und Fehlerquellen reduziert.
In der Regel werden Buchungssätze, Zahlungsdaten, Belege und Stammdaten exportiert. Der genaue Umfang hängt vom Kassensystem und den gewählten Exporteinstellungen ab.
In der Praxis ja. Der geringere manuelle Aufwand auf beiden Seiten reduziert Bearbeitungszeiten in der Buchhaltung. Das kann sich langfristig positiv auf Steuerberatungskosten und interne Prozesse auswirken.
