Power Point: Man kann es auch besser machen

30 Millionen: So viele Präsentationen werden nach Schätzungen von Microsoft mit Power Point erstellt – pro Tag. Seit den Achtzigern hat sich Power Point zum meistgenutzten Präsentationsprogramm der Welt entwickelt. Kaum jemand im erwerbsfähigen Alter dürfte davon verschont geblieben sein, sich eine der oft überbordend animierten und in kontraproduktiver Typographie gehaltenen Slideshows anzusehen - und das mit der Aufgabe, dem Gezeigten einen Sinn abzutrotzen. Zwischen purem Text, stur abgelesen, und bunten Bildern, die von Fettgedrucktem, pixeligen Graphiken und fliegenden Buchstaben umschwirrt werden, lauert eine ganze Bandbreite an missverstandenen Visualisierungstechniken und überkompensierten Vortragsschwächen auf Arbeitnehmer, Schüler, Studenten und sonstige Ausgelieferte. Aber halt! –Es geht auch anders, nämlich besser. Man muss es nur können. 

Power Point hat sich in den letzten zehn Jahren enorm weiter entwickelt. Menschen, die wenig mit Präsentationen am Hut haben, könnten meinen, das Programm sei so weit entfernt von Prädikaten wie „aufregend“ und „innovativ“ wie nur möglich. Mancher Laie hält es gar für überholt und old school. Wir zeigen Ihnen an dieser Stelle, was sich verbessert hat und wie man das Programm gewinnbringend nutzen kann.

Nützliche Neuigkeiten

Das Print Preview Tool zum Bespiel ist sehr nützlich dadurch, dass Microsoft nun das „backstage“-Menüfenster benutzt, das den Bildschirm vor dem Drucken komplett ausfüllt. Die Quick Access Toolbar (also die Symbolleiste für den Schnellzugriff) ist wohl eines der wichtigsten Features des neuen Power Point. Diese und das Ribbon, eine Multifunktionsleiste, die das fließende neue Layout aufgreift, machen repetitive Handlungen wie das Unterstreichen sehr viel einfacher. Beim Einrichten eines neuen Arbeitsplatzes ordnet man einfach die QAT unter dem Ribbon an und fügt diejenigen Anwendungen bzw. Kommandos, die man mit großer Häufigkeit ausführt, hinzu. Diese persönliche Einstellung macht den Unterschied zwischen einem und drei bis vier Mausklicks aus, was sich in der Summe durchaus als reale Zeitersparnis auswirkt.

Unterschätzte Anwendungen

Es gibt einige Features, die die durchschnittlichen Anwender selten bis nie benutzen. Eins davon ist das Combine Shapes Tool: Kein langes Suchen mehr nach dem perfektem Shape oder ClipArt – wenn sich keins finden lässt, kreiert man einfach sein eigenes.       

Wohl eines der bisher am wenigsten benutzten Werkzeuge ist Outline Pane. Benutzer, die weniger graphisch denken als in Worten, können entweder direkt im Outline Pane schreiben, zügig das Grundgerüst der Präsentation aufstellen und dann unterstützende Inhalte wie Abbildungen hinzufügen, oder sie skizzieren die Präsentation in Grundzügen in Microsoft Word und importieren diese dann in Power Point, wo das Programm selbstständig Folien, Titel und Aufzählungszeichen extrapoliert.

Durch Reduktion zum Erfolg: Die Plätzchen-Methode

Wenn Sie in einem Team arbeiten und Ihre Ergebnisse in einer Präsentation vorstellen sollen, kann eine klare Struktur zur Vereinfachung beitragen, die man die Plätzchen-Methode nennen könnte: Sie sammeln Informationen und Ideen (Zutaten) und bringen diese in das richtige Verhältnis und eine kohärente Form (Teig). Dann stülpt man ein Förmchen (Folie) drauf und schneidet drum herum alles weg – Reduktion ist wichtig, damit das Publikum nicht so viel lesen muss. Im Klartext: Der Großteil des Zusammengetragenen erscheint nicht auf den Folien. Idealerweise wird die Präsentation von jemandem mit Ahnung von Graphikdesign erstellt, damit die eingangs genannten umher fliegenden Buchstaben und typographischen Schnitzer nicht die Sichtbarkeit Ihrer Ergebnisse behindern.

Es gibt ja auch noch andere Präsentationsprogramme. Was ist zum Beispiel mit Keynote von Apple?

Dass Power Point immer noch das meistgenutzte Programm ist, liegt mit Sicherheit auch an der längeren Zeit, die es bereits auf dem Markt ist. Das Produkt von Apple gelangte so richtig ins Rampenlicht, als der ehemalige Vize-Präsident Al Gore es zum Mittel der Wahl für seine Multimediapräsentation über die globale Erwärmung erkor, aus der dann der Film An Inconvenient Truth entstand. Im Prinzip sind die Programme durchaus vergleichbar. Keynote verfügt über einige beeindruckende Features, besonders im Bereich der Animationen, die Power Point nicht anbietet. Letzteres hat allerdings durch die längere Lebensdauer und breitere Benutzer-Basis eine größere Robustheit aufzuweisen.

Was sollte man unbedingt beachten, wenn man eine Präsentation erstellt?

WENIG Text: Power Point ist ein Werkzeug der Darstellung, nicht des Erzählens. Es gibt verschiedene Ziele, die man mit einer Präsentation verfolgen kann: Sich selbst eine Gliederungshilfe zu geben, die gleichzeitig dem Publikum über eine klare und übersichtliche Struktur hilft, dem Vortrag zu folgen und sich darin zu orientieren; oder eine mehr den gesprochenen Text unterstützende Anwendung, die durch Einblendung von passender, starker bildlicher Darstellung das Gesagte akzentuiert und eindrücklich macht.

Wichtig ist außerdem die Größe: Das Minimum für die Schriftgröße beträgt 18Pt in Arial. Nichts ist entnervender – und ablenkender – als wenn man in der vierten Reihe sitzt und trotz Brille nichts lesen kann, was vorne gerade an die Wand geworfen wird.

Weiterhin sollte man auf eine möglichst gute, hohe Auflösung achten. Das gilt besonders bei kleineren Graphiken, die vergrößert werden.

Probieren Sie auch ruhig einmal einen nicht-weißen Hintergrund aus: Ein Text ist leichter zu lesen, wenn er hell auf dunklerem Untergrund erscheint. Man muss dabei allerdings vorsichtig zu Werke gehen – also nicht royalblau für den Hintergrund und gelb für die Schrift wählen – und sparsam dosieren.

Was kommt als Nächstes?

Schwer zu sagen. Inzwischen gibt es die Möglichkeit zur Einbettung von Videos und Audiodateien, also eine Integration im Unterschied zur Verlinkung. Woran Microsoft noch arbeiten könnte, ist die Benutzerfreundlichkeit: Komplexere Animationen zu kreieren, ohne dafür Programmierer sein zu müssen, wäre eine von vielen Möglichkeiten zur Optimierung des Programms.